Drucken via WLAN mit jedem Gerät

Drucken möchten Sie nicht nur über Notebook und PC, sondern auch vom Smartphone oder Tablet aus? Kein Problem – wir zeigen Ihnen, wie es geht!

Der einfache Drucker - und warum er nicht mehr existiert
Vor wenigen Jahren war noch alles einfach: Es gab Drucker, Scanner oder auch Multifunktionsgeräte mit allen Features in einem Gehäuse, und gedruckt wurde von einem Computer oder Notebook aus. Verbunden waren die Geräte via USB-Kabel, manchmal auch über das Netzwerk, wenn es sich um einen besonders fortschrittlichen Haushalt handelte.

Heute ticken die Uhren jedoch ein wenig anders: Zu Notebook und PC haben sich unter anderem Smartphone und Tablet gesellt. Auch von diesen Geräten aus sollten Sie drucken können - aber Smartphones etwa bringen meist keine passenden Anschlüsse mit. Also verbinden Sie es über WLAN mit dem Drucker, um von dort drucken zu können.

Multifunktionsgeräte können heute auch auf das Internet zugreifen und beispielsweise via E-Mail drucken - ebenfalls sehr praktisch. Ihr alter USB-Drucker kann diese Funktionen außerdem mit ein wenig Glück ebenfalls übernehmen, denn mit der richtigen Hard- und Software rüsten Sie Netzwerkfunktionen einfach nach.

Drucken und Scannen mit WLAN: die ersten Schritte
Zuerst stellen Sie sicher, dass sich alle Geräte im selben WLAN-Netzwerk befinden - also sowohl der PC als auch das Mobilgerät und natürlich der Drucker. Dabei ist es wichtig, ein 2,4-GHz-Netzwerk zur Verfügung zu stellen, denn nur damit können sich Multifunktionsgeräte verbinden. 5,0 GHz beherrschen diese Geräte noch nicht.

Verbinden Sie zunächst den Computer mit dem WLAN-Netzwerk. In Windows 10 klicken Sie dafür unten rechts auf die WLAN-Verbindungen und wählen dann Ihr eigenes Netzwerk aus. Geben Sie das Passwort ein, das Sie vergeben haben oder das sich an der Rückseite des Routers befindet, und verbinden Sie sich.
Jetzt verbinden Sie das Mobilgerät, also etwa ein Smartphone. Gehen Sie dort in die Einstellungen und dann in die Netzwerk-Konfiguration und finden Sie dort die WLAN-Option. Wählen Sie dasselbe Netzwerk aus wie auf Ihrem PC und geben Sie dann dasselbe Passwort ein, das Sie am Computer ebenfalls genutzt haben.
Beim Drucker stellen Sie zunächst sicher, dass WLAN überhaupt aktiv ist - meist erkennen Sie das an einer blauen LED am Gerät. Blickt diese Leuchte, sucht der Drucker aktiv nach Netzwerken. Falls das WLAN-Modul nicht aktiviert ist, müssen Sie es erst einschalten. Manche Drucker haben dafür Tasten am Gerät, andere konfigurieren Sie in den Einstellungen entsprechend.
Beim Drucker-Setup stehen Ihnen mehrere Methoden zur Auswahl. WPS bedeutet "Wireless Protected Setup" und bezeichnet eine Taste, die sich irgendwo außen am Drucker befinden sollte. Drücken Sie diese Taste und betätigen Sie dann die WPS-Taste auch am Router. Anschließend sind beide Geräte miteinander verbunden. Damit WPS funktioniert, muss der Router dieses Feature natürlich auch unterstützen.

Eine andere Methode steht durch WPS mit PIN zur Verfügung: In den Optionen des Druckers geben Sie dafür eine achtstellige PIN (Personal Identification Number) ein, die Sie an der Unter- oder Rückseite des Routers finden. Der Drucker wird sich dann automatisch mit dem Netzwerk verbinden. Diese Methode ist schön bequem, wenn es sich um ein modernes Gerät mit Touchscreen handelt. Haben Sie noch einen älteren Drucker und müssen über Tasten und Pfeile navigieren, ist die normale WPS-Option wahrscheinlich die bessere Idee.

In jedem Fall sollten sowohl PC als auch Drucker und Smartphone mit Ihrem Netzwerk verbunden sein.

LAN-Drucker und Mobildruck - auch ohne drahtlose Verbindung
Wenn WLAN an Ihrem Drucker nicht verfügbar ist, aber Sie immerhin eine normale Netzwerkschnittstelle am Gerät haben, können Sie das Gerät ebenfalls für Smartphones und Tablets verfügbar machen. Denn: Natürlich sind das Smartphone und der Drucker über den Router verbunden. Wie Sie diesen genau erreichen, ist jedoch nebensächlich - was bedeutet, dass auch eine kabelgebundene Lösung in Frage kommt.

Verbinden Sie also den Drucker mit dem Router. Dem Gerät wird dann automatisch vom Router eine IP-Adresse zugewiesen. Bei "normalen" Geräten wird diese IP dank DHCP bei jeder Verbindung neu vergeben, Geräte wie Drucker erhalten jedoch eine statische IP-Adresse. Diese IP-Adresse - und damit auch Ihren Drucker - werden Sie in der App auf dem Smartphone sehen, wenn Sie etwas drucken möchten.

Falls Sie auf dem Tablet oder Smartphone keinen Drucker finden, kann es helfen, die direkte IP-Adresse einzugeben. Dafür bieten einige Apps Optionen à la "Drucker über IP-Adresse verbinden" an. Geben Sie dort die exakte IP-Adresse ein, die der Router für den Drucker anzeigt. Dann sollte das Problem behoben sein und Ihr Drucker den Druckauftrag ausführen.

Drucken via Wi-Fi Direct: Was ist das?
Eine noch recht junge Methode steht dank Wi-Fi Direct zur Verfügung: Dabei ist der Drucker selbst praktisch der Router, während das Smartphone der Client ist. Damit das klappt, muss der Drucker Wi-Fi Direct natürlich unterstützen. Darüber informieren Sie sich am besten im Handbuch des Geräts. Ab Werk ist das Feature aber wahrscheinlich deaktiviert, sodass Sie es erst in den Optionen aktivieren müssen. Gehen Sie dazu in die Einstellungen des Druckers und in die Netzwerk-Settings, anschließend suchen Sie Optionen wie "WLAN" oder "Wi-Fi". Dort halten Sie dann Ausschau nach einem Setting wie "Wi-Fi Direct" oder "Direkte Verbindung aktivieren".

Bestätigen Sie die Auswahl dann mit "Aktivieren" oder "Ja" und bedenken Sie dabei, dass aktiviertes Wi-Fi Direct automatisch die WLAN-Verbindung trennt. Sowohl WLAN als auch Wi-Fi Direct können zusammen nicht aktiv sein. Informieren Sie darüber eventuelle andere Anwender, die den Drucker nutzen (und gerade brauchen).

Sobald Sie Wi-Fi Direct eingeschaltet haben, werden Sie diese Verbindung auf dem Smartphone oder Tablet dort sehen, wo Sie auch alle anderen Netzwerkverbindungen auswählen können. Den Namen der richtigen Verbindung erkennen Sie daran, dass das Wort "Direct" wahrscheinlich zusammen mit der Bezeichnung Ihres Druckers darin auftaucht - also etwa "DIRECT-HP DeskJet xxxxxx".

Wenn Sie sich verbinden möchten, tippen Sie einfach auf diesen Namen. Danach werden Sie nach einem Passwort gefragt, das durch WPA-2 (Wi-Fi Protected Setup 2) und AES (Advanced Encryption Standard) geschützt ist. Das Passwort finden Sie wiederum am Drucker oder in der Software des Geräts. Navigieren Sie dazu im Menü zu "Netzwerk" oder "LAN-Einstellungen" oder ähnlich klingende Begriffe und lassen Sie sich dann die "Einstellungen anzeigen". Bei manchen Druckern druckt eine bestimmte Tastenkombination die Netzwerkeinstellungen inklusive Passwort auch aus - dafür müssen Sie wiederum das Handbuch konsultieren.

Sobald Sie das Passwort am Smartphone eingeben, verbindet sich das Gerät via Wi-Fi Direct mit dem Drucker. Bedenken Sie, dass dafür ebenfalls die WLAN-Verbindung des Mobilgeräts ausgeschaltet wird. Vielleicht müssen Sie auch noch eine PIN eingeben - und die finden Sie wieder in den Netzwerkeigenschaften des Druckers.

Netzwerktreiber: notwendig für Notebook und PC
Drahtloses Drucken und Scannen von "normalen" Computern ist etwas komplexer. Die Geräte einfach in das eigene Netzwerk zu hängen, reicht dann normalerweise nicht aus - denn die richtigen Treiber sind eine Voraussetzung. Die passende Software finden Sie für gewöhnlich im Lieferumfang des Druckers oder Scanners, meistens wird dazu eine CD genutzt. Wenn Sie dort nicht fündig werden, laden Sie das Programm von der Herstellerseite herunter. Das gilt auch, wenn das Gerät schon etwas älter ist - denn entsprechend alt und mit Ihrem Betriebssystem möglicherweise gar nicht mehr kompatibel werden auch die Treiber sein.

Sobald Sie den Treiber installiert haben (ein Doppelklick auf die entsprechende .exe-Datei sollte reichen), können Sie in der Software die "Verbindungsart" auswählen und dann eine "Drahtlose Netzwerkverbindung" oder auch "WLAN-Verbindung" auswählen. Der Computer oder das Notebook werden dann automatisch im eigenen Netzwerk nach einem kompatiblen Drucker suchen. Danach wählen Sie dieses Gerät aus und setzen dann die Installation des Treibers fort. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, werden Sie wahrscheinlich gefragt, ob Sie eine Testseite ausdrucken möchten - was Sie auch tun sollten.

Falls der Drucker schon etwas älter ist, kann es gut sein, dass für die allererste Installation eine klassische USB-Verbindung notwendig ist. Haben Sie den WLAN-Treiber dann erst einmal installiert, können Sie das Kabel wieder entfernen. Stehen Drucker und Computer zu weit auseinander, sollten Sie sich zeitweise mit einem Notebook behelfen.

Drucken via WLAN
Drucken und Scannen via App

Auf Smartphones brauchen Sie keinen Treiber für Scanner oder Drucker, denn dort installieren Sie einfach die passende App. Falls die Software direkt vom Hersteller des Geräts kommt, finden Sie sie sehr wahrscheinlich im App Store Ihres Geräts, das Programm sollte außerdem kostenlos sein. Handelt es sich um ein namhaftes Gerät, werden Sie garantiert fündig werden. Manche Unternehmen machen es Ihnen jedoch unnötig kompliziert: Beispielsweise bietet Canon die App " Canon Print Business" an, die eigentlich vorrangig auf Unternehmenskunden zugeschnitten ist.

Testen Sie die App mit dem Drucker Maxify MB5150 - ein Business-Modell -, arbeitet das Programm aber trotzdem nicht mit dem Drucker zusammen. Stattdessen werden Sie an eine andere App weitergeleitet, die dann funktionieren sollte. Sie können Ihren Drucker noch immer nicht ansprechen? Dann testen Sie einfach eine App eines anderen Herstellers. Intern funktionieren viele von ihnen nämlich praktisch identisch, sodass der Unterschied nur in Design, UI und Branding zu finden ist. Leider gibt es keine Allround-App, die einfach für alle Drucker und Scanner funktioniert.

Haben Sie eine passende App gefunden, verbinden Sie den Drucker durch einen Klick auf "Drucker suchen" (oder ähnlich). Wahrscheinlich werden Sie in der App nicht den Gerätenamen selbst sehen, sondern nur den Namen der Serie - also etwa "DeskJet 3700 Series". Das ist auch gar nicht so schlecht, denn auf diese Weise werden alle in Frage kommenden Funktionen von der App freigeschaltet. Gemeint sind damit dann nicht nur Drucken und Scannen, sondern auch Cloud-Dienste, Social Media und Co.

Wenn Sie eine Hersteller-App verwenden, bekommen Sie außerdem immer einige typische Vor- und Nachteile:

Vorteile

Hersteller-Apps bieten normalerweise recht viele Optionen hinsichtlich der diversen Einstellungen. Wenn Sie bereit für den Druck sind, können Sie oft beispielsweise Papierformate wählen, zwischen Farben und Graustufen unterscheiden, Medientypen bestimmen oder auch prüfen, ob der Drucker noch Papier im Vorrat oder genügend Tinte in den Kartuschen hat. Zwar bieten diese Funktionen nicht alle Hersteller-Apps, aber der Großteil.

Nachteile

Im Interesse der Sicherheit bekommen Apps dieser Art niemals Zugriff auf das gesamte Smartphone, sondern nur auf bestimmte Ordner und Datentypen. So können Sie typische JPG-Bilder meistens problemlos ausdrucken, aber PPT-Dateien - also Daten aus Microsoft PowerPoint, das ebenfalls sehr bekannt und verbreitet ist - bleiben oft außen vor. Auch können Sie Apps dieser Art nie direkt aus Word oder dem Acrobat Reader starten. Den vollen Druck-Komfort, wie Sie ihn von einem Windows-PC etwa kennen, erhalten Sie nicht.

Können Sie mit den Nachteilen gut leben, spricht natürlich nichts gegen den Druck mit Hersteller-Apps.

Tag: